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中山年会策划流程宝典分享 

2020-07-08 23:59:01

尾牙年会,套用一句行业经典话办好了就是年会庆典,办不好就是告别会中山年会策划的重要性可见重要性。不管小伙伴的年会是自办还是外请年会策划公司执行,大家都用的上,干货奉上。

一、会前沟通阶段

1中山年会策划对象:经销商?客户?员工?

2中山年会策划类型:如经销商联谊、答谢客户、员工总结、公司总结、公司联谊、年终奖励、公司聚餐等。

3中山年会策划调性:正式严肃?娱乐狂欢?

4中山年会策划预算:大概预算多少?

5中山年会策划时间:大概定在什么时间举行?

6中山年会策划形式:联欢茶话会(工作报告+内部表演节目+晚宴),大型歌舞团拜会(行业展望+知名主持人明星+各公司代表节目+媒体宣传),群英汇(集团各公司汇报展望+会议+晚宴),户外拓展培训会(专业培训+拓展训练+团队积分比拼),演艺大比拼(小电影+服装秀+歌神k+集体舞+宴会),旅游狂欢(周年纪念+答谢用户+旅游+party+演出)等。

7、场地联系:最好选出3个合适的场地,然后从中选择最合适的,其他两个作为备选项。8、场地预定:时间确定后马上预定场地,年底会议集中,场地紧俏。


二、年会策划阶段

1、组建团队:确定年会工作小组,分工协作,需要从别部门调配人员的需要提前打招呼。

2、方案拟定:年会方案经过撰写,讨论,审核,公司确认之后方可发布。

3、外包团队选择:方案确定后,哪些事项需要外包的,需要提前选择。比如宣传片拍摄制作、场地舞台搭建、舞蹈演出等。

4、流程设计:设计年会流程,考虑时间、交通、气候因素。一般年会流程有、开场舞 、领导致辞 、颁奖 、员工代表讲话 中山表演节目 、晚宴 、互动小游戏 、谢幕等;如果要玩出科技感,抽奖环节可以选择微信摇一摇抽奖,现场火爆,还可以设置微信摇一摇抢红包环节,由公司、部门或领导分批发红包,员工摇一摇抢红包。

5、设计年会亮点:增加年会科技感,通过年会微主页、3D签到墙、摇一摇抽奖等调动现场氛围;中山年会策划如果有条件,年会现场进行视频直播,让客户及员工家长能够看到企业年会。

6、人员分工(表格):分工要明确、具体,各任务项表述清楚,有时间节点。

7、物料需求(表格):要明确列出所有需要的物料,通常包含奖品礼品类、年会资料类、现场包装类等。

三、年会筹备阶段

1、预算申请:尽早申请,走审批、拨款流程。

2、嘉宾邀约:确认嘉宾是否演讲。如有需要,可制作H5邀请函。

3、员工通知:如果企业员工较多,确认是否分批举办,明确员工在何时参加。大公司可选择制作年会微主页,年会流程通知、节目预告、现场抽奖游戏、视频直播、在线投票等板块都可以在年会微主页展现。

4、优秀员工评选:一般公司年底都有优秀员工评选(现在比较流行在线投票)。需要和牵头评选优秀员工的部门对接好,提前拿到优秀员工的名单。便于拍摄花絮,或者联系员工家长,让家长微信传来祝贺员工得奖的小视频等。(亮点和泪点)

5、年会文件:视频类(企业宣传片、精彩花絮、优秀员工感言等);音频类(主题音乐、舞蹈、歌曲配乐等);PPT类(领导讲话稿、员工发言稿等);图片类(年会主题图片、颁奖、抽奖背景图片等);文档类(主持词等)。

6、物料制作、采购:中山物料租赁按照物料清单,采购、制作。如会场欢迎牌、指示牌、桌牌、易拉宝、签到墙、主背景以及年会所需道具、奖品等。

7、节目征集、编排:面向公司征集节目,安排审核、彩排时间。

8、现场彩排:一定要预留彩排时间,如有节目,最好安排一次带妆彩排。


四、现场布置阶段

1、布置时间:至少提前一天布置场地。

2、设备布置:会议所需网络、电脑、音响等;中山灯光音响出租赁桌椅摆放,茶水、礼品到位。

3、会场指引:会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等。

4、主舞台搭建:中山舞台桁架出租协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建。

五、现场实施阶段

1、接待服务:嘉宾接待服务,需要礼仪的话提前聘请或面向公司员工征集志愿者。

2、暖场:通过3D签到墙,主持人互动等调动现场氛围。

3、现场服务:茶水、点心(督促酒店方完成),礼仪引导服务等。

4PPT控制:控制嘉宾演讲时间,PPT上加上演讲倒计时,中山LED屏幕出租或者制作时间提示牌。

5、演讲次序:嘉宾出场次序在会前应该确认好。

6、音频、视频播放:提前收集音乐、视频,编号次序,现场配合播放。

7、餐饮安排:坐席安排,餐饮安排(控制好上菜时间)。如有领导、嘉宾,最好安排几个人负责开车(不能喝酒)或者提前预定代驾服务。

8、直播、摄像:会前列好拍照需求,安排专人负责。中山晚会策划


六、会后总结阶段

1、年会总结报告:中山活动策划总结得失,为明年年会做准备(对内,仅供自己参考)。

2、节目评奖:评选优秀节目,给予奖励。也可通过现场大屏幕现场抽奖、现场颁奖。

3、宣传文章:撰写宣传文章,进行宣传推广(对客户)。

4、照片整理:整理现场照片,发给公司相关人员,或做成相册。

5、视频剪辑:现场年会视频剪辑、储存,或做成光盘、U盘等。


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